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Mammutaufgabe erfolgreich gemeistert

Das Autohaus Kahle hat die Herausforderung, gleichzeitig eine neue Warenwirtschaft und eine neue Finanzbuchhaltung einzuführen, mithilfe der Firmen SEG und T-Systems erfolgreich gemeistert.

Familienbetriebe sind ein – wenn nicht das – Standbein der deutschen Wirtschaft. Ein gutes Beispiel dafür ist das Autohaus Kahle. Aus dem einstigen Kleinbetrieb mit Ersatzteil-Schmiede hat sich in mehr als 80 Jahren der größte Volkswagen Partner in der Region Hannover entwickelt. Das Unternehmen beschäftigt aktuell mehr als 300 Mitarbeiter an insgesamt fünf Betriebsstätten. Mit über 90.000 Servicestunden, circa 2.300 verkauften Gebrauchtwagen sowie mehr als 2.000 Neuwagenverkäufen pro Jahr zählt das Autohaus zu den Schwergewichten der Region.

Über viele Jahre war der niedersächsische Betrieb mit dem Dealer-Management-System Carlo der Firma Incadea unterwegs. Carlo bildete sowohl die Warenwirtschaft als auch die Finanzbuchhaltung in einem System ab. Im Laufe des Jahres 2019 entschied man sich, auch mit Blick auf die stetig wachsende Digitalisierung im Handel sowie bestmöglichen Support durch den Serviceanbieter, sowohl das DMS als auch die Finanzbuchhaltung in einem Gesamtprojekt zu wechseln. Hinsichtlich der Finanzbuchhaltung wählte das Autohaus die Lösung easy-car-fibunet der Firma SEG (System EDV und Organisationsgesellschaft) aus. Bei der Warenwirtschaft war es VaudisX von T-Systems.

Karl-Heinz Kahle, Geschäftsführer des Autohauses, hebt mit Blick auf die Auswahl des Anbieters und des Produktes der Finanzbuchhaltung zwei Aspekte hervor: „Als Mitglied der ProSales-Einkaufsgemeinschaft haben wir uns in dem Kreis nach den Erfahrungen mit dem Produkt easy-car-fibunet der SEG erkundigt. Diese waren durchweg positiv, sodass uns sowohl das Produkt als auch der Support der Firma SEG von verschiedenen Autohäusern empfohlen wurde. Aber auch die Verfügbarkeit der Vielzahl an relevanten Schnittstellen – ins- besondere zu unserem neuen DMS VaudisX – und die damit verbundene Vereinfachung von Arbeitsschritten haben uns überzeugt.“

Im Februar 2020 wurde der Vertrag zur Einführung von easy-car-fibunet unterzeichnet und die Ist-Analyse durchgeführt. T-Systems wurde bereits im Oktober 2019 mit der Einführung von VaudisX beauftragt. Nun waren gleichzeitig eine neue Warenwirtschaft und eine neue Finanzbuchhaltung einzuführen. Diese Besonderheit erforderte eine enge und firmenübergreifende Kommunikation, die sowohl mit dem Autohaus Kahle als auch mit den Verantwortlichen von T-Systems und der SEG sehr gut funktionierte. „Wöchentliche Telefonkonferenzen mit allen beteiligten Parteien haben wesentlich dazu beigetragen, dass alle auf ‚Ballhöhe’ des Projektverlaufes blieben und Aufgaben kontextbezogen vergeben werden konnten“, berichtet Lothar Bullinger, Produktmanager von T-Systems.

Gemeinsam mit T-Systems konnte der fixierte Go-live-Termin am 1. September 2020 für den ersten Standort gehalten werden – trotz aller coronabedingten Erschwernisse insbesondere in Bezug auf die Schulungen und den Echtstart. Alle weiteren Standorte folgten wie geplant in den Folgewochen, sodass es im Oktober zu einer Abnahme kam – sowohl für die Warenwirtschaft VaudisX als auch für die Finanzbuchhaltung easy-car-fibunet . Lothar Bullinger ergänzt: „Die Zusammenarbeit mit der SEG hat gezeigt, wie ein gemeinsames Projekt im Kundensinne ablaufen kann.“

Maik Brandes, kaufmännischer Leiter im Autohaus Kahle, steuerte das Projekt aufseiten Kahle. Er betont die gute Erreichbarkeit und die flexible Unterstützung auch bei zum Teil unerwartet auftretenden Fragen. Die Leiterin der Buchhaltung, Sylke Meinert, weiß: „Die kompetenten Schulungen und die Echtstartbetreuung seitens der SEG haben uns sehr geholfen, schnell mit der neuen Finanzbuchhaltung easy-car-fibunet zurechtzukommen. Mit der Einführung wurden unsere Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht, was sich an drei einfachen Beispielen verdeutlichen lässt: Durch die Möglichkeit, Memotexte im Modul WebInfo einzugeben, wurden die Vorbereitungen des Mahnlaufes vereinfacht. Der BankBlitz automatisiert die Verbuchung der Kontoauszüge. Und Euromobilrechnungen aus Miete 6 werden ebenfalls automatisch übernommen.“

Projektleiterin Petra Horns von der SEG lobt die Mitarbeiter in der Buchhaltung bei Kahle: „Die Umstellung von einer in die Warenwirtschaft integrierten Finanzbuchhaltung zu getrennten Systemen erfordert eine erhebliche Umstellung bei den Anwendern, da sich bekannte Arbeitsweisen ändern. Im Autohaus Kahle wurde diese Herausforderung mit Elan angenommen. Alle haben sehr gut mitgezogen – insbesondere auch in den Schulungen –, sodass es vergleichsweise wenige Probleme oder Rückfragen in der Zeit nach der Einführung gibt.”

Karl-Heinz Kahle zieht eine positive Bilanz: „Die Einführung von easy-car-fibunet wurde in Plan und Budget umgesetzt. Wir fühlen uns bei T-Systems und der SEG in guten Händen und werden mit ihnen auch die nächsten Schritte der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in unserem Autohaus gehen.“

easy-car-fibunet
Tel.: 040- 55481 0
fibunet[at]seghamburg.de

Dieser Artikel ist in der AUTOBUSINESS Ausgabe April 2021, Thema Digitalisierung S.20-21 erschienen. Der Autor ist Vertriebler bei der SEG System-EDV und Organisationsgesellschaft mbH.

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