Entwurf easy-car-akte – SEG System-EDV und Organisationsgesellschaft mbH

Die digitale Vorgangsakte

für Ihr Autohaus

Die easy-car-akte ist eine prozessbegleitende Vorgangsakte vom Bestandsmoment (GW) beziehungsweise Vertragsmoment (NW) bis hin zur Langzeitarchivierung. Hier kann jederzeit und von jedem Zugriffsberechtigten ortsunabhängig der Aktenstand eingesehen, überprüft, ergänzt und bearbeitet werden.

Ihre Vorteile

auf einen Blick

Einzelindexierung
Scannen der Vertragsunterlagen mit optionaler automatischer Erkennung der Standardbelege sowie antrainierter Belege
EVC
Echtzeit-Vollständigkeits-Check „EVC“ für jeden Beteiligten einsehbar mit direktem, dezentralem Zugriff auf die Inhalte der Vorgangsakte
Vertragsdaten
Übernahme der Vertragsdaten aus Ihrem elektronischen Verkäufer AP soweit möglich
Identifizierung
Sofortige korrekte Identifizierung und Indizierung der benötigten Belege
Überblick
Erfassung von Kontierungsparametern außerhalb der Buchhaltung möglich. Alle Informationen und Belege zum Vorgang liegen gesammelt vor.
Einfache Recherche
Die digitale Vorgangsakte bietet Filter- und Suchmöglichkeiten sowie eine Darstellung der Prozessschritte
Jederzeit
Transparente und ortsunabhängig

vollständig verfügbare Informationen
DSGVO
Rollenbasiertes Rechtekonzept

und Entfall von

Schattenakten

Das Revisionsmodul

Mehr als nur ein Revisor-Arbeitsplatz

Unsere Lösung zur fast vollständigen Vorbereitung einer Boni-, Prämien- oder Werksrevision.

Einlesen der zu prüfenden Vorgänge über eine Excel-Tabelle

Definition der gewünschten Belege nach Vorgabe des Prüfers.

Vollautomatische Bereitstellung der Unterlagen als Einzel-PDF.

Check über ein Bearbeitungsmodul für evtl. Korrekturen.

Export der Belege samt Inhaltsverzeichnis.

Umsetzung in SPS

Elektronische Fahrzeugakte

Bei der EFA handelt es sich nicht um ein Archivierungssystem, sondern um die elektronische Bereitstellung der gescannten Dokumente. Die Dokumente können nach Prozessabschluss aus EFA in das easy-car-akte integriert werden.

Anlage einer dynamischen Fahrzeugakte

Mit Leitbeleg und Gesamt-Ampel Aktenplan

Sukzessives Scannen aller anfallenden Dokumente

Scannen vorhandener Dokumente nach Entstehen/ Erhalt

Klassifizierung der Dokumente

Durch Hinzufügen von VorgangsNr und vordefinierter Belegart

Automatisches Ausfüllen der Fahrzeugakte im SPS

Klassifizierte Dokumente werden direkt in die EFA übernommen

Vollständigkeitskontrolle der Fahrzeugakte in SPS

Vorhandene Pflichtdokumente werden mit grüner Ampel angezeigt.

easy-car-akte

in Zusammenarbeit

Mit easy-car-sales

Bei Einsatz eines prozessführenden Systems wie easy-car-sales entfallen die einzelnen Prozessschritte in easy-car-akte und die Steuerung des Aufbaus wird von easy-car-sales übernommen.

Mit anderen Archivierungssystemen

Sollten Sie bereits ein anderes elektronisches Archivsystem im Einsatz haben, so bieten wir Ihnen eine neutrale Exportschnittstelle, um die Langzeitarchivierung nach Abschluss des Verkaufsvorgangs in Ihrer vorhandenen Lösung zu ermöglichen.

UNSER TEAM

easy-car-akte

Sie haben Fragen, brauchen mehr Informationen, benötigen Support oder möchten einfach nur einen Termin vereinbaren?

Team easy-car-akte

Tel.: 040 55481 222
Fax: 040 55481 409

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