easy-car-workflow

Die sicher geregelte, automatisierte und perfekt integrierte

Steuerung Ihrer Eingangsrechnungen

Mit easy‐car‐workflow können auf komfortable Weise Eingangsrechnungen im Unternehmen erfasst, mit Zusatzinformationen versehen, weitergeleitet, freigegeben, vorkontiert sowie zum Abschluss in eine Buchhaltung übergeben werden. Durch die spezifische Definition von Regeln für den Durchlauf der Eingangsrechnungen – Neuwagen, Gebrauchtwagen, Kundendienst, Teiledienst und Verwaltung – optimieren, überwachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

Ihre Vorteile

auf einen Blick

Vorgänge bleiben auch nach Beenden des Vorgangs so lange im easy-car-workflow sichtbar, bis sie gelöscht werden.
Zur revisionssicheren Nachverfolgung und Langzeitarchivierung stellen wir Ihrer elektronischen Archivierung alle Vorgänge zum Einlesen bereit.
Sollten Sie bereits easy-car-archiv nutzen, wird der gesamte Vorgang mit allen Belegen und Index-Daten automatisiert in Ihr Archiv übernommen – voll indexiert.

Transport- und Liegezeiten
Schnellerer Rechnungsdurchlauf durch minimale Transport- und Liegezeiten
Skonti- und Zahlungsfristen
Transparente Skonti- und Zahlungsfristen
Rechnungseingangsbuch
Automatisch gefülltes Rechnungseingangsbuch, frühestmögliche Verfügbarkeit der Rechnungsinformationen
Homeoffice
Standortunabhängige Rechnungsbearbeitung möglich
Kontierungsparameter
Erfassung von Kontierungsparametern außerhalb der Buchhaltung möglich
Rollenstruktur
Tiefgehende Rollen- und Rechtestruktur
Prüfungsprozess
Vollständige Dokumentation des Prüfungs- und Freigabeprozesses
Archivierung
Optional rechtssichere Archivierung der Dokumente und Vorgangsdaten
Finanzbuchhaltung
Optional automatische Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung

Automatisiertes Erfassen und Erkennen von

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden dem easy-car-workflow digital bereitgestellt.

Rechnungsbelege
Der easy-car-workflow zieht sich die Rechnungsbelege zeitgesteuert aus dem Verzeichnis oder einem E-Mail Postfach.
Optische Zeichenerkennung
Ein neuer Vorgang wird angelegt und der Beleg wird mittels einer optischen Zeichenerkennung auf vordefinierte Begriffe hin untersucht (z.B.: Standort, Belegdatum, etc).
Vorgangsfelder
Entsprechende Informationen werden automatisch in die Vorgangsfelder übernommen.
Vollautomatische Übernahme
Die IBAN Nr. und USt-ID sind beispielsweise eineindeutige Erkennungsmerkmale eines Kreditors, sodass alle relevanten Kreditorendaten wie z.B.: der Name und die Nr. des Kreditors vollautomatisch übernommen werden.
Anschließende Bearbeitung
Hier werden weitere Informationen aus den Dokumenten herausgefiltert bzw. hinzugefügt und gespeichert (z.B.: Buchungstext, Kommentare, Notizen etc.).
Ergänzungen
Zusätzliche Dokumente können ergänzt werden (z.B.: ein Bestellschein) .
ZUGFeRD
ZUGFeRD Informationen werden vom easy-car-workflow übernommen.

Die Vorgangsbearbeitung

Schritt-für-Schritt

1. Formelle Prüfung

Sobald eine Rechnung in den easy-car-workflow aufgenommen wurde, ist zu prüfen, ob die Rechnung den steuerlichen Vorgaben nach §14 UStG entspricht. Dies kann auf Wunsch auch später erfolgen. Zudem wird die Rechnung in einen Vorgang überführt, der nun der zuständigen Abteilung zugeordnet wird.

2. Rechnungsprüfung

In diesem Schritt wird geprüft, ob die Ware so bestellt und zum vereinbarten Preis geliefert wurde. Nach dieser ersten Prüfung der Rechnung kann im Workflow bereits in diesem Prozessschritt vorkontiert werden. Die Eingabemaske beschränkt sich auf wenige für die Buchung notwendige Angaben und die Mitarbeiter der Fachabteilungen werden mit Daten aus ihrer Finanzbuchhaltung unterstützt. Die Sachkonten mit Kontonummer und Bezeichnung erleichtern ihnen dabei die Zuordnung. Steuerschlüssel, Kostenstelle und Aufteilungsschlüssel für die Kostenrechnung werden in Auswahlfeldern angeboten. Zudem können Buchungsvorschläge gespeichert und bei Bedarf aufgerufen werden.

3. Rechnungsfreigabe

Die Rechnung wird durch den Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung für die weitere Bearbeitung freigegeben. Die Freigabe kann durch eine sogenannte Weiche erweitert werden (Premiumoption). Die Geschäftsführung hat mit dieser Erweiterung die Möglichkeit, Eingangsrechnungen ab einer bestimmten Höhe zur Freigabe vorgelegt zu bekommen.

4. Buchungsvorbereitung

Der Mitarbeiter in der Buchhaltung erhält alle Informationen und Kommentare aus Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe, überprüft die Vorkontierung und ergänzt oder korrigiert die Kontierung.

5. Workflow Abschluss

Mit dem Workflow-Abschluss erfolgt automatisch die Verbuchung in easy-car-fibunet und VAPS Basic. Für andere Buchhaltungen werden Buchungsdateien zur Verfügung gestellt, die aktiv von der Fibu abgeholt werden müssen. Abschließend wird die Rechnung mit dem Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anhängen der Archivierung bereitgestellt bzw. im Fall der Anbindung des Rechnungseingangsworkflows an easy-car-archiv direkt in die elektronische Archivierung von easy-car-archiv übernommen.

ecw Funktions-Schemata

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UNSER TEAM

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Team easy-car-workflow

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Fax: 040 55481 219

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