easy-car-workflow

Die sicher geregelte, automatisierte und perfekt integrierte

Ihre Geschäftsprozesse als digitaler Workflow

easy‐car‐workflow ist die Workflow-Suite für das Autohaus. Statt einzelner Insellösungen bilden Sie zentrale Geschäftsprozesse digital ab, automatisieren sie und behalten sie jederzeit im Blick. Heute umfasst die Suite den Rechnungseingang und die zentrale Rechnungslegung von Werkstattaufträgen – und sie wächst mit Ihren Anforderungen, da sich weitere Prozesse auf derselben Engine ergänzen lassen.

Eine Suite, viele Prozesse

Die Workflows der Suite

easy‐car‐workflow bündelt Ihre Geschäftsprozesse in einer gemeinsamen Suite. Jeder Workflow ist ein eigenständiges Modul – mit demselben Bedienkonzept, derselben Rollen- und Rechtestruktur und derselben Engine im Hintergrund.

Rechnungseingang

Eingangsrechnungen automatisiert erfassen, prüfen, freigeben, vorkontieren und an die Buchhaltung übergeben – regelbasiert je Geschäftsbereich, von Neuwagenabteilung bis Verwaltung.

Modul ansehen ->

Zentrale Rechnungslegung von Werkstattaufträgen

Abgeschlossene Werkstattaufträge, zentral einheitlich und standortübergreifend gesteuert – für eine effiziente Faktura bereitgestellt.

Modul ansehen ->

Wie easy-car-workflow aufgebaut ist

Bewährte Engine, automobile Anwendung

easy‐car‐workflow ist kein monolithisches Produkt und kein einzelner Prozess. Es verbindet eine etablierte quelloffene Workflow-Engine als gemeinsames Fundament mit der von SEG entwickelten Anwendungsschicht ecw – auf dieser Basis bildet die Suite mehrere Geschäftsprozesse ab.

Branchenlösung
easy-car-workflow (ecw)
Die Branchenlösung setzt auf der Engine auf und liefert die Fachlogik für das Autohaus – vom Rechnungseingang über die zentrale Rechnungslegung von Werkstattaufträgen bis hin zu weiteren Prozessen: OCR-gestützte Belegerkennung, regelbasierte Workflows je Geschäftsbereich, Vorkontierung, Freigaben sowie die Anbindung an easy-car-archiv und die Finanzbuchhaltung.
Prozess-Fundament
ProcessMaker 3.8
Als Workflow-Engine kommt die quelloffene BPM-Plattform ProcessMaker in Version 3.8 zum Einsatz. Sie steht unter der AGPLv3 und bildet die generische Prozess- und Ablaufsteuerung, auf der alle Workflows der ecw-Suite aufsetzen.

ProcessMaker® ist eine eingetragene Marke der jeweiligen Rechteinhaber und steht in keiner Verbindung zu SEG. Die ecw-Anwendungsschicht und die zugrunde liegende Engine werden als getrennte Komponenten ausgewiesen.

Ihre Vorteile

auf einen Blick

Vorgänge bleiben auch nach Beenden des Vorgangs so lange im easy-car-workflow sichtbar, bis sie gelöscht werden.
Zur revisionssicheren Nachverfolgung und Langzeitarchivierung stellen wir Ihrer elektronischen Archivierung alle Vorgänge zum Einlesen bereit.
Sollten Sie bereits easy-car-archiv nutzen, wird der gesamte Vorgang mit allen Belegen und Index-Daten automatisiert in Ihr Archiv übernommen – voll indexiert.

Modul · Rechnungseingang

Alles, was ein Rechnungsworkflow braucht

Transport- und Liegezeiten
Schnellerer Rechnungsdurchlauf durch minimale Transport- und Liegezeiten
Rechnungseingangsbuch
Automatisch gefülltes Rechnungseingangsbuch, frühestmögliche Verfügbarkeit der Rechnungsinformationen
Homeoffice
Standortunabhängige Rechnungsbearbeitung möglich
Kontierungsparameter
Erfassung von Kontierungsparametern außerhalb der Buchhaltung möglich
Rollenstruktur
Tiefgehende Rollen- und Rechtestruktur
Prüfungsprozess
Vollständige Dokumentation des Prüfungs- und Freigabeprozesses
Archivierung
Optional rechtssichere Archivierung der Dokumente und Vorgangsdaten
Finanzbuchhaltung
Optional automatische Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung

Automatisiertes Erfassen und Erkennen von

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden dem easy-car-workflow digital bereitgestellt.

E-RECHNUNG INKLUSIV
Strukturierte E-Rechnungen werden direkt übernommen – sowohl im hybriden ZUGFeRD-Format als auch klassische X-Rechnung bzw. XML-Rechnungen. So sind Sie bei der gesetzlichen E-Rechnungspflicht von Anfang an auf der sicheren Seite.
RECHNUNGEN AUTOMATISCH EINSAMMELN
Der easy-car-workflow holt sich Ihre Rechnungen zeitgesteuert selbst – aus einem Verzeichnis oder direkt aus dem E-Mail-Postfach. Niemand muss Belege mehr manuell ablegen oder weiterleiten.
RECHNUNG WIRD AUTOMATISCH GELESEN
Für jede Rechnung wird ein neuer Vorgang angelegt. Die integrierte Texterkennung (OCR) liest das Dokument aus und findet die relevanten Angaben – z. B. Standort und Belegdatum, Belegnummer oder Fahrgestellnummer. Das spart das manuelle Abtippen.
DATEN FÜLLEN SICH VON SELBST
Die erkannten Informationen wandern automatisch in die passenden Vorgangsfelder. Sie sehen alles Wichtige auf einen Blick – ohne Copy & Paste.
KREDITOR WIRD AUTOMATISCH ERKANNT
Eindeutige Merkmale wie IBAN und USt-ID identifizieren den Kreditor. Alle Stammdaten – etwa Name und Kreditorennummer – werden vollautomatisch übernommen, wenn der Kreditor angelegt ist. Weniger Tippfehler, saubere Buchhaltung.
ERGÄNZEN & ANREICHERN
Bei Bedarf ergänzen Sie weitere Angaben (z. B. Buchungstext, Kommentare oder Notizen) oder hängen zusätzliche Dokumente an – etwa den passenden Bestell- oder Lieferschein. Alles bleibt am Vorgang gebündelt.
GEPRÜFT, FREIGEGEBEN, GEBUCHT
Der Vorgang läuft direkt in Ihren Freigabe- und Buchungsprozess. Die Rechnung ist vollständig dokumentiert, nachvollziehbar und bereit zur Weitergabe in die revisionssichere Langzeitarchivierung – über alle Standorte hinweg.

Die Vorgangsbearbeitung

Schritt-für-Schritt

1. Formelle Prüfung

Sobald eine Rechnung in den easy-car-workflow aufgenommen wurde, ist zu prüfen, ob die Rechnung den steuerlichen Vorgaben nach §14 UStG entspricht. Dies kann auf Wunsch auch später erfolgen. Zudem wird die Rechnung in einen Vorgang überführt, der nun der zuständigen Abteilung zugeordnet wird.

2. Rechnungsprüfung

Hier wird geprüft, ob die Ware wie bestellt und zum vereinbarten Preis geliefert wurde. Bereits in diesem Schritt kann im Workflow vorkontiert werden. Die Eingabemaske ist auf die wenigen buchungsrelevanten Angaben beschränkt; die Fachabteilungen werden dabei mit Daten aus der Finanzbuchhaltung unterstützt. Sachkonten mit Kontonummer und Bezeichnung erleichtern die Zuordnung, während Steuerschlüssel, Kostenstelle und Aufteilungsschlüssel über Auswahlfelder bereitstehen. Häufig genutzte Buchungsvorschläge lassen sich speichern und bei Bedarf wieder aufrufen.

3. Rechnungsfreigabe

Die Rechnung wird durch den Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung freigegeben. Diese Freigabe lässt sich optional um eine sogenannte Weiche erweitern (Premiumoption). Mit dieser betragsabhängigen Weiche kann z.B. die Geschäftsführung sich Eingangsrechnungen ab einer festgelegten Höhe automatisch zur Freigabe vorlegen lassen.

4. Buchungsvorbereitung

Der Mitarbeiter in der Buchhaltung erhält sämtliche Informationen und Kommentare aus Rechnungsprüfung und -freigabe. In diesem Schritt erfolgt die finale Kontierung: Die Vorkontierung wird überprüft und die Kontierung bei Bedarf ergänzt oder korrigiert.

5. Workflow Abschluss

Mit dem Abschluss des Workflows erfolgt die Verbuchung automatisch in easy-car-fibunet und VAPS Basic. Für andere Buchhaltungssysteme werden Buchungsdateien bereitgestellt, die von der Fibu aktiv abgeholt werden müssen. Abschließend wird die Rechnung samt Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anhängen zur Archivierung übergeben.

ecw-Funktions Schemata

Modul · Werkstattaufträge

Zentrale Rechnungslegung von Werkstattaufträgen

Abgeschlossene Werkstattaufträge zentral, einheitlich und termingerecht fakturieren – standortübergreifend über denselben ecw-Prozessrahmen gesteuert wie der Rechnungseingang.

Scannen des Auftrages
Ihr Kundendienstberater scannt den bearbeiteten Auftrag in sein definiertes Verzeichnis ein. Der easy-car-workflow greift regelmäßig auf alle Ablageverzeichnisse, holt sich die neuen Aufträge, analysiert sie mit einer OCR (optical character recognition), erkennt auftragsrelevante Informationen und erstellt daraufhin automatisch einen neuen Vorgang im easy-car-workflow. Dieser wird dann in den Aufgaben des jeweiligen Kundendienstberaters angezeigt. Die erkannten Auftragsinformationen werden im Formular des Vorganges als feste Suchkriterien angezeigt.
Qualifizieren & Weiterleiten des Vorgangs
Der Kundendienstberater prüft den Scan sowie die erkannten Belegmerkmale und ergänzt diese ggf. Er fügt weitere Belege/ Dokumente hinzu (z.B. Gutachten, Versicherungsunterlagen, Checklisten, Gewährleistungsinfos, Freigaben, Messprotokolle etc.), trägt den mit dem Kunden vereinbarten Abholtermin und Abholzeit ein und übergibt den Vorgang an die zuständige Rechnungslegungsgruppe: Schaden, Gewährleistung oder normale Rechnungslegung.
Prüfen des Vorgangs
Ein Rechnungsleger aus der Gruppe, an die der Vorgang übergeben wurde, zieht sich den Vorgang aus den Gruppenaufgaben und prüft ihn auf Vollständigkeit. Bei Unklarheiten oder Unvollständigkeit besteht die Möglichkeit, über das Kommentarfeld eine Rückfrage an den Kundendienstberater zu stellen oder über die Chatfunktionalität gleich mehrere User anzusprechen.
Rechnung schreiben und archivieren
Sind alle Dokumente vollständig hinterlegt und etwaigen Rückfragen geklärt, schreibt der zuständige Rechnungsleger die Rechnung im Dealer Management System. Im Formular des Vorgangs setzt er bei „Faktura erledigt“ einen Haken und trägt eine Rechnungs- oder Gewährleistungsnummer ein. Der zuständige KD-Berater erhält darüber eine Benachrichtigung per E-Mail und kann dem Kunden die Rechnungen aus dem DMS zur Verfügung stellen. Gleichzeitig können optional alle Belege, Kommentare, Indices einem elektronischen Archiv (z.B. easy-car-archiv) zur revisionssicheren Langzeitarchivierung bereitgestellt werden