Start der Zusammenarbeit schon in 2008
Bereits im Jahr 2008 hat die SEG die Finanzbuchhaltungssoftware easy-car-fibunet bei dem hanseatischen Autohaus eingeführt und unterstützt dort seitdem die kaufmännischen und buchhalterischen Prozesse. Als technischer Dienstleister ist die SEG darüber hinaus seit vielen Jahren Partner für die Lieferung und Installation neuer Hardware für die fünf Standorte des Unternehmens. „Der Support durch die SEG funktioniert seit jeher einwandfrei, kompetent und schnell“, hebt Thomas Kröning, Geschäftsführer bei Petschallies, hervor.

Auch ein digitales Archiv war bereits im Einsatz, entsprach aber nicht mehr den Anforderungen des Autohauses hinsichtlich Revisionssicherheit, schnellem Suchen und Finden von Belegen sowie Wirtschaftlichkeitsaspekten. Thomas Kröning: „Mit easy-car-archiv haben wir uns für eine elektronische Archivierung entschieden, die zum einen zu Effizienzsteigerungen in der täglichen Arbeit führt. Zum anderen handelt es sich dabei um ein System, welches revisionssicher und ausbaufähig ist. Denn wir planen schon jetzt die Einführung der digitalen Vorgangsakte – eine Erweiterung des easy-car-archivs zur Einzelbelegarchivierung.“

Aber der Reihe nach. Wir schreiben das Jahr 2021, das Corona-Virus hat die Welt (und damit auch den Autohandel samt Rechnungswesen) fest im Griff. Eingangsrechnungen gehen per Post an das Autohaus, werden dort herkömmlich, sprich in Papierform, verteilt und an dem zuständigen Schreibtisch im jeweiligen Standort bearbeitet. Das funktioniert nicht aus dem Homeoffice. Die Lösung bietet easy-car-workflow. Der Rechnungseingangsworkflow der SEG ermöglicht nicht nur die ortsunabhängige, digitale Rechnungsprüfung, sondern sowohl Verbuchung von Vorgängen in der Finanzbuchhaltung als auch Archivierung von Vorgängen in einem elektronischen (ortsunabhängigen) Archiv.

Andreas Stöver, Leiter Finanzbuchhaltung bei Petschallies, erläutert: „Wir sind in der Fibu immer sehr gut und kompetent von der SEG beraten worden. Gleiches zeigt sich nun auch während und nach der Einführung des easy-car-workflows.“ Tatsächlich fügt sich dieser dank seiner Features reibungslos in die Systemlandschaft des Autohauses ein:

• Einrichtung und Abruf eines allgemeinen Rechnungseingangs-Postfachs.
• Stammdaten aus easy-car-fibunet werden automatisch geladen und führen zusammen mit der OCR zu einer automatischen Erkennung von Kreditoren sowie weiteren relevanten Merkmalen wie Betrag, Belegnummer, Standort, Belegart etc.
• Verbuchungen können im easy-car-workflow vorgenommen, automatisch nach easy-car-fibunet übergeben und dort gebucht werden.
• Es werden Buchungsvorschläge ausgegeben.
• Abgeschlossene Vorgänge werden vollständig indexiert und mit Rechnung, Vorgangsprotokoll sowie Primanota automatisch an das Archiv übergeben.
• Aus easy-car-fibunet heraus kann per Direktabsprung auf die Belege des Archivs, debitorisch wie kreditorisch, zugegriffen werden.
• Es gibt einen betreuenden Anbieter für alle Lösungen rund um das Rechnungswesen im Autohaus.

Weitere Digitalisierungsschritte im Verkaufsbereich in Planung
Für Geschäftsführer Thomas Kröning sind die Systemeinführungen easy-car-archiv und easy-car-workflow logische Schritte auf dem eingeschlagenen Weg der Digitalisierung möglichst vieler Prozesse im Autohaus. „Wir machen unseren Betrieb zukunftssicher – mit und für unsere Mitarbeiter. Dabei gehen wir den Weg der Digitalisierung Schritt für Schritt und mit unserem langjährigen Partner SEG.“ Als Nächstes nehmen Geschäftsführung und Verkaufsleitung die vertrieblichen Prozesse ins Visier. Hier sehen sie sich ganz besonders mit der Herausforderung konfrontiert, Daten aus einer Vielzahl an Hersteller- und Drittanbieter-Systemen sinnvoll in einem bestandsführenden System abzubilden.

Zudem gilt es, diverse individuelle Listen und heterogene Abläufe im An- und Verkaufsgeschäft in einem transparenten sowie zentralen System zu harmonisieren. „Wir freuen uns, dass die SEG auch bei diesen Themen der erste Ansprechpartner für das Autohaus Petschallies ist. Denn wir bieten mit easy-car-sales und der digitalen Vorgangsakte easy-car-akte die idealen Lösungen dafür an“, hebt Carsten Crome hervor, der vertrieblich für die Region Hamburg & Schleswig Holstein sowie den Produktmanager easy-car-workflow bei der SEG verantwortlich ist.