Wie aus drei Tagen Stichtagsinventur wenige Stunden werden
Die jährliche Fahrzeuginventur galt lange als unvermeidbarer Kraftakt: Papierlisten, Hofrundgang, mühsamer Abgleich mit dem System. Wie es anders geht, zeigt die Autohausgruppe Hülpert. Der Betrieb aus Nordrhein-Westfalen hat den Bestand komplett auf das Modul Inventur von salesmate umgestellt. Im Interview erläutert Mareen Schubert, Leiterin der Hülpert-Zentraldisposition, warum die Gruppe diesen Schritt gegangen ist, wie die Einführung ablief – und warum am Ende selbst der Wirtschaftsprüfer überzeugt war.
►Frau Schubert, die Inventur ist Pflicht und wiederholt sich jedes Jahr. Was hat Sie dazu bewogen, ausgerechnet diesen Prozess zu digitalisieren? Mareen Schubert: Die Inventur war bei uns Jahr für Jahr derselbe Engpass. Wir sind mit ausgedruckten Listen über den Hof gelaufen, haben Fahrzeug für Fahrzeug abgehakt und die Zettel anschließend wieder ins System übertragen. Das hat einen ganzen Stichtag blockiert, Mitarbeitende aus dem Tagesgeschäft gezogen und am Ende standen wir trotzdem regelmäßig vor Abweichungen, die wir aufklären mussten.
►Kein befriedigendes Ergebnis! Mareen Schubert: Nein, irgendwann war klar: So wie bisher kostet uns das jedes Jahr aufs Neue Zeit, Nerven und Geld. Wir wollten einen Prozess, der schneller ist, weniger fehleranfällig und vor allem prüfungssicher.
►Es gibt verschiedene Lösungen am Markt. Warum ist die Wahl auf salesmate gefallen? Mareen Schubert: Für uns waren drei Dinge entscheidend. Erstens die Prüfungssicherheit: Das Modul ist GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert. Das hat unseren Wirtschaftsprüfer überzeugt und damit auch uns. Zweitens, dass die Erfassung wirklich mobil am Fahrzeug stattfindet und in Echtzeit mit unserem Bestand abgeglichen wird. Und drittens, dass wir mit der SEG einen Partner haben, der das Autohaus kennt und uns bei der Einführung an die Hand nimmt. Wir wollten kein weiteres Insellösung-System, das nichts mit unserer Welt zu tun hat. salesmate spielt mit unserer bestehenden Bestandsführung easycar- sales zusammen. Das hat den Ausschlag gegeben.
►Wie sind Sie konkret in die Einführung gestartet? Mareen Schubert: Am Anfang stand Ihre Präsentation des Moduls, um die ich Sie gebeten hatte. Ich wollte sehen, ob das, was salesmate verspricht, in der Praxis auch wirklich trägt. Im nächsten Schritt haben wir gemeinsam eine Probeinventur durchgeführt und den Ablauf einmal real erlebt. Das hat überzeugt. Erst dann haben wir uns intern dafür ausgesprochen und geklärt, ob die gesamte Gruppe oder zunächst einzelne Standorte einsteigen. Den Abschluss bildete die Konfiguration. Für diese haben wir die teilnehmenden kaufmännischen Standorte lizensieren lassen und die Datengrundlage vorbereitet: Für jede Inventur werden die Inventurlisten per CSV importiert. Aus unserem DMS CROSS bekommen wir je Standort drei Listen (Neuwagen, Gebrauchtwagen und interne Fahrzeuge). Zusammen ergeben diese die Gesamtinventurliste. Das klingt technisch, war aber unkompliziert: Listen hochladen, und der Standort ist startklar.
►Vor der eigentlichen Zählung gibt es einige Einstellungen zu treffen. Welche waren für Sie besonders wichtig? Mareen Schubert: Ich möchte hier erneut drei Punkte in der Modul-Konfiguration nennen. Erstens die Fotos: Wir haben mit unserem Wirtschaftsprüfer abgestimmt, ob ein Foto vom Fahrzeug beziehungsweise vom Fahrzeugbrief verpflichtend sein soll und wenn ja, ob das Fahrzeugfoto frontal oder von der Windschutzscheibe mit lesbarer Fahrgestellnummer erfolgt. Das ist ein Detail, aber genau solche Details entscheiden später über die Prüfungssicherheit. Zweitens die Standortposition: Bei jeder Erfassung werden auf Wunsch die GPS-Koordinaten des Endgeräts mitgespeichert. Das ist kein Kontrollinstrument, sondern der Nachweis, dass tatsächlich am Fahrzeug gezählt wurde und nicht vom Schreibtisch aus. Stichwort GoBD-konforme Inventur. Und drittens haben wir die Gründe für Über- und Untermengen hinterlegt. So steht später in der Aufklärung ein sauberes Auswahlfeld zur Verfügung, statt dass jeder etwas anderes hineinschreibt.
►Stichwort GPS: Gab es bei diesen Punkten Hürden? Mareen Schubert: Ja, und das will ich gar nicht verschweigen. Die automatische Erfassung der Standortposition haben wir mit unserem Betriebsrat abgestimmt. Da war anfangs die Sorge, dass der Betriebsrat darin eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle sieht. Wir haben aber offen erklärt, worum es wirklich geht: nicht um die Überwachung von Mitarbeitenden, sondern um den Nachweis, dass die digitale Zählung gemeinsam am Fahrzeug stattgefunden hat. Mit dieser Einordnung war das schnell vom Tisch.