Die digitale Vorgangsakte für Ihr Autohaus.
Prozessbegleitend vom Bestandsmoment (GW) bzw. Vertragsmoment (NW) bis zur Langzeitarchivierung – jederzeit und ortsunabhängig einsehbar, prüfbar und bearbeitbar.
Alle Belege eines Vorgangs – an einem Ort.
Die easy-car-akte ist eine prozessbegleitende Vorgangsakte vom Bestandsmoment (GW) beziehungsweise Vertragsmoment (NW) bis hin zur Langzeitarchivierung. Hier kann jederzeit und von jedem Zugriffsberechtigten ortsunabhängig der Aktenstand eingesehen, überprüft, ergänzt und bearbeitet werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick.
Einzelindexierung
Scannen der Vertragsunterlagen mit optionaler automatischer Erkennung der Standardbelege sowie antrainierter Belege.
EVC
Echtzeit-Vollständigkeits-Check „EVC" für jeden Beteiligten einsehbar – mit direktem, dezentralem Zugriff auf die Inhalte der Vorgangsakte.
Vertragsdaten
Übernahme der Vertragsdaten aus Ihrem elektronischen Verkäufer-AP, soweit möglich.
Identifizierung
Sofortige korrekte Identifizierung und Indizierung der benötigten Belege.
Überblick
Erfassung von Kontierungsparametern außerhalb der Buchhaltung möglich. Alle Informationen und Belege zum Vorgang liegen gesammelt vor.
Einfache Recherche
Die digitale Vorgangsakte bietet Filter- und Suchmöglichkeiten sowie eine Darstellung der Prozessschritte.
Jederzeit
Transparente und ortsunabhängig vollständig verfügbare Informationen.
DSGVO
Rollenbasiertes Rechtekonzept und Entfall von Schattenakten.
Mehr als nur ein Revisor-Arbeitsplatz.
Unsere Lösung zur Vorbereitung einer Boni-, Prämien- oder Werksrevision.
- 1 Einlesen der zu prüfenden Vorgänge über eine Excel-Tabelle.
- 2 Definition der gewünschten Belege nach Vorgabe des Prüfers.
- 3 Vollautomatische Bereitstellung der Unterlagen als Einzel-PDF.
- 4 Check über ein Bearbeitungsmodul für evtl. Korrekturen.
- 5 Export der Belege samt Inhaltsverzeichnis.
easy-car-akte in Zusammenarbeit.
Prozessführung übernimmt sales
Bei Einsatz eines prozessführenden Systems wie easy-car-sales entfallen die einzelnen Prozessschritte in easy-car-akte – die Steuerung des Aufbaus übernimmt easy-car-sales.
DiVA-Schnittstelle
Anbindung an DiVA für einen durchgängigen Datenfluss.
Neutrale Exportschnittstelle
Haben Sie bereits ein anderes Archivsystem im Einsatz, ermöglicht eine neutrale Exportschnittstelle die Langzeitarchivierung nach Abschluss des Verkaufsvorgangs in Ihrer vorhandenen Lösung.
DiVA direkt in Ihrer easy-car-akte.
Mit unserer DiVA-Dokumentenschnittstelle brauchen Sie sich nicht mehr anzumelden und können ohne weitere Authentifizierung über einen von Ihnen bereitgestellten System-User die DiVA aufrufen, bedienen und den aktuellen DiVA-Vorgangsstatus einsehen. Dies gilt für alle DiVA-Betriebe, die Sie angebunden haben.
Scanoptimierung
Entfall von redundanten Scanvorgängen und Zuordnungen.
Dokumentenautomatisierung
Automatische Entgegennahme und Zuordnung in die Fahrzeugakte aller bankseitigen Dokumente.
System User
Eine zusätzliche Authentifizierung mit den DiVA Zugangsdaten ist nicht notwendig, da der Upload über einen System User erfolgt.
Echtzeit-Korrespondenzansicht
Sofortige Einsicht in betreffende Korrespondenzschreiben.
Statusverfolgung
Abruf und Anzeige von Statusinformationen wie zum Beispiel die Übermittlung und Abschluss.
Zentrales Dokumentenhandling
Die easy-car-akte ist das zentrale System für das Handling der verkaufsbezogenen Dokumente. Alle Dokumente zu dem betreffenden Vorgang sind hier einsehbar.
Bankdokumente – automatisch ausgetauscht.
- Mit der Verknüpfung der Vorgangsnummern DiVA/easy-car-akte erfolgt eine bidirektionale Übertragung der Bankdokumente.
- Bidirektionale Dokumenten-Schnittstelle aus der DiVA wie beispielsweise QES-Dokumente.
- Automatischer Download neuer DiVA-Dokumente.
- Automatischer Upload aller relevanten Bankdokumenten in die DiVA wie beispielsweise Darlehensverträge.
- Manueller Upload von weiteren Dokumenten wie Personalausweise per Drag & Drop.
- So werden alle Geschäftsfälle abgewickelt, die seitens der FSAG für die DiVA freigegeben sind.
Was Sie für die DiVA-Schnittstelle der FSAG brauchen.
- Unser Dokumentenmanagementsystem
- Unsere digitale Vorgangsakte
- Optional: unser Fahrzeugmanagementsystem
- Optional: unser digitaler Autohausassistent
- DiVA-Nutzung über die FSAG (Volkswagen Financial AG) (Grundvoraussetzung)
- Aktivierung des DiVA Zugangs mit der jeweiligen Händlernummer im VAP Admin Portal
- Internetzugriff vom Archiv-Server auf die DiVA Applikation
- Teilnahme an der DiVA Schulung und Einweisung in die DiVA-Schnittstelle
- Empfehlung: Vierwöchige Praxiserfahrung im Umgang mit der DiVA
Lernen Sie die easy-car-akte live kennen.
In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen easy-car-akte anhand Ihrer eigenen Abläufe – unverbindlich und kostenfrei.