Ihr Kundendienstberater scannt den bearbeiteten Auftrag in sein definiertes Verzeichnis ein. Der easy-car-workflow greift regelmäßig auf alle Ablageverzeichnisse, holt sich die neuen Aufträge, analysiert sie mit einer OCR (optical character recognition), erkennt auftragsrelevante Informationen und erstellt daraufhin automatisch einen neuen Vorgang im easy-car-workflow. Dieser wird dann in den Aufgaben des jeweiligen Kundendienstberaters angezeigt. Die erkannten Auftragsinformationen werden im Formular des Vorganges als feste Suchkriterien angezeigt.

Der Kundendienstberater prüft den Scan sowie die erkannten Belegmerkmale und ergänzt diese ggf. Er fügt weitere Belege/ Dokumente hinzu (z.B. Gutachten, Versicherungsunterlagen, Checklisten, Gewährleistungsinfos, Freigaben, Messprotokolle etc.), trägt den mit dem Kunden vereinbarten Abholtermin und Abholzeit ein und übergibt den Vorgang an die zuständige Rechnungslegungsgruppe: Schaden, Gewährleistung oder normale Rechnungslegung.

Ein Rechnungsleger aus der Gruppe, an die der Vorgang übergeben wurde, zieht sich den Vorgang aus den Gruppenaufgaben und prüft ihn auf Vollständigkeit. Bei Unklarheiten oder Unvollständigkeit besteht die Möglichkeit, über das Kommentarfeld eine Rückfrage an den Kundendienstberater zu stellen oder über die Chatfunktionalität gleich mehrere User anzusprechen.

Sind alle Dokumente vollständig hinterlegt und etwaige Rückfragen geklärt, schreibt der zuständige Rechnungsleger die Rechnung im Dealer Management System. Im Formular des Vorgangs setzt er bei „Faktura erledigt" einen Haken und trägt eine Rechnungs- oder Gewährleistungsnummer ein. Der zuständige KD-Berater erhält darüber eine Benachrichtigung per E-Mail und kann dem Kunden die Rechnungen aus dem DMS zur Verfügung stellen. Gleichzeitig können optional alle Belege, Kommentare, Indices einem elektronischen Archiv (z.B. easy-car-archiv) zur revisionssicheren Langzeitarchivierung bereitgestellt werden.